Ciao Digitalizzatore,
benvenuto in una nuova puntata della Newsletter Digital Automation Trust.
Questa puntata tratta un argomento molto importante e allo stesso tempo molto difficile da spiegare. Per questo motivo, ho cercato di scrivere nel modo più semplice possibile, cosa sia la conservazione digitale e qual’è la differenza enorme con la semplice e banale archiviazione documentale.
Oggi ti parlo della conservazione digitale, di come applicare le regole che governano la formazione, la gestione e la conservazione dei documenti informatici. Prima però creiamo il contesto: quando si parla di digitalizzazione dei processi aziendali – digitalizzazione ovviamente delle aziende in generale – non esiste un processo aziendale che non abbia almeno un documento. E siamo stati anche fortunati perché oggi ormai non abbiamo un documento per processo, ma abbiamo migliaia di documenti; qualche azienda arriva addirittura a un milione e supera di diversi milioni di documenti.
Un’altra premessa è quella di considerare il documento non come documento cartaceo ma come documento nativamente digitale, quindi documenti che viaggiano sulle nostre scrivanie virtuali, nei nostri PC, nel nostro cloud e nei nostri sistemi informativi. Bisogna sapere quindi che i processi, tipo la scansione dei documenti, non sono processi e procedure che dovremmo utilizzare in azienda, ma purtroppo ancora oggi si fanno perché produciamo tanta carta. Quello che invece dovremmo imparare a fare è produrre documenti nativamente digitale.
Ora, quando si parla di conservazione digitale – ti spiegherò che cos’è – dobbiamo sapere che esistono delle norme italiane, ma anche norme internazionali. Partiamo da un semplice esempio. Ora immaginiamo che abbiamo un PDF. Il PDF è il documento principe, ormai è diventato uno standard de facto, lo abbiamo ovunque all’interno delle nostre procedure aziendali. Il PDF comprende due categorie in realtà: legale e non legale. Non è proprio una categorizzazione perfetta, perché all’interno del PDF legale dovremmo inserire anche i documenti fiscali, i documenti contabili… in generale quelli che sono giuridicamente vincolanti.
I non legali sono quelli che non sono giuridicamente vincolanti, cioè non hanno una valenza legale. Potrebbero essere foto, documenti interni, procedure, pensiamo per esempio alle ISO9001 o altre ISO… potrebbero essere documenti sicuramente non legali.
Quali potrebbero essere i documenti legali? Gli ordini, i contratti, le offerte, i documenti fiscali, i documenti contabili… tutti quei documenti che nascono con una valenza giuridica, quindi una valenza di opponibilità a terzi. Ora interviene la conservazione, e succede che quando si tratta di queste tipologie documentali ci sono delle leggi. In Italia esiste il CAD, Codice dell’Amministrazione Digitale.
Attenzione, la parola “amministrazione” non riguarda solo le pubbliche amministrazioni, perché questa legge si applica anche al mondo dei privati, quindi è più come “amministrare le cose del digitale”. Ed esiste un ente che si chiama AgID, che è l’Agenzia per l’Italia Digitale, che governa praticamente tutte le regole tecniche che escono fuori dalle leggi del Codice dell’Amministrazione Digitale, che nel tempo ha avuto diverse versioni perché ha dovuto anche recepire altri regolamenti, tra cui un regolamento europeo che si chiama eIDAS.
Poi esistono degli standard, delle normative internazionali, tipo l’ETSI, che governano i propri principi di gestione di un documento digitale. Ora, nella parte legale, interviene la norma, ed il suo intervento è obbligatorio perché parliamo di documenti legalmente vincolanti, e c’è un processo che si chiama “conservazione digitale”.
“Conservare” vuol dire proprio “conservare”, quindi mantenere nel tempo, tenere nel tempo un documento che nasce nativamente digitale. Molto spesso ti capiterà nella tua azienda di prendere i documenti firmati digitalmente, quelli che usi per esempio con i rapporti con la Camera di Commercio piuttosto che per i bandi, e così via; quelli sono documenti che rientrano sempre all’interno di documenti giuridicamente vincolanti e che nascono in formato digitale.
Nei nostri sistemi informativi, quasi sempre, c’è un processo che si chiama archiviazione. Questo può sembrare simile alla conservazione digitale; non lo è, sono due cose completamente diverse. Anzi, si può dire che l’archiviazione viene prima della conservazione quando siamo all’interno dei documenti legalmente vincolanti.
Quindi per esempio il PDF lo archivio e poi lo conservo: PDF legale. Se il PDF non è legale mi fermo all’archiviazione. Perché c’è una grande differenza? Perché l’archiviazione è mantenere il file PDF in un cloud; anche se fosse certificato 27001, il miglior cloud del mondo, il server più sicuro del mondo, archiviato in una cassetta di sicurezza bancaria, qualunque posto, non è la conservazione ma è un archiviazione appunto.
Tutto questo è archiviazione, e l’archiviazione non ha nulla a che fare con le normative che regolano la conservazione digitale. Quando invece io conservo? Quando applico delle procedure tecniche e giuridiche atte a garantire la valenza legale nel tempo di quel documento.
Questo è quello che fa la conservazione: garantisce la valenza legale nel tempo. Ad esempio noi imprenditori dobbiamo conservare per 10 anni tutta la corrispondenza e i documenti fiscali contabili perché civilisticamente abbiamo 10 anni – in termini tributari 5 anni.
I contratti, le offerte, gli ordini… tutto questo ha a che fare con la valenza legale nel tempo. Questa è la conservazione digitale. Quindi archiviare un documento legale sui nostri server, anche nel miglior server del mondo, non ha una valenza legale nel tempo. Quindi il documento cade della sua opponibilità nel tempo e perde quindi valenza legale.
Se invece il documento non è legale, lo posso semplicemente archiviare dove voglio. Cercando di avere comunque la certezza e la sicurezza di non perdere quel file.
Ecco, ti ho spiegato in maniera molto semplice che cos’è la conservazione digitale e perché ci sono delle norme che governano quel tipo di processo. Ci vediamo alla prossima puntata,
Che il digitale sia con te. Ciao.
Fonte : NicolaSavino