Colloquio di selezione del personale: istruzioni operative per il rispetto della privacy del candidato
Il processo di selezione del personale comporta necessariamente un trattamento dei dati personali, e il colloquio di selezione è una delle attività che ne fanno parte. Le organizzazioni che, per le loro dimensioni, effettuano frequentemente tali colloqui, dovrebbero valutare l’adozione di una procedura; in questo articolo sono fornite alcune istruzioni operative, ricordando che il colloquio di selezione potrebbe riguardare, oltre ai dipendenti, anche liberi professionisti e tirocinanti.
La discriminazione nel contesto del colloquio di selezione – Tra i principi cardine che devono regolamentare questo processo vi è la non discriminazione e l’inclusione dei candidati. Questa tematica ha assunto maggiore rilevanza a seguito delle normative UNI/PdR 125:2022 “Linee guida per il sistema di gestione della parità di genere” e UNI ISO 30415:2021 “Diversità ed inclusione”. Lo scopo del colloquio di selezione rimane comunque quello di individuare la risorsa più idonea da inserire all’interno del contesto aziendale.
I motivi di discriminazione nel contesto lavorativo sono essenzialmente riconducibili ai seguenti:
– religione, convinzioni personali ed orientamento sessuale;
– età e genere, altre caratteristiche riconducibili alla diversità;
– disabilità, stato di gravidanza, stato di salute fisica o psicologica;
– stato matrimoniale e di famiglia, comprese maternità e paternità, anche adottive.
La discriminazione, in ogni sua forma, è vietata, nel contesto lavorativo, da più normative; alcune fanno esplicito riferimento al colloquio di lavoro; tra queste:
– Art. 27 del Dlgs. 198/2006 (c.d. Codice delle Pari Opportunità tra uomo e donna)
– Legge 300/1970 (c.d. Statuto dei Lavoratori)
– Dlgs. 215/2003 (Attuazione della direttiva 2000/43/CE per la parità di trattamento tra le persone indipendentemente dalla razza e dall’origine etnica)
– Dlgs. 216/2003 (Attuazione della direttiva 2000/78/CE per la parità di trattamento in materia di occupazione e di condizioni di lavoro),
– Dlgs. 276/2003 (Attuazione delle deleghe in materia di occupazione e mercato del lavoro, di cui alla legge 14 febbraio 2003, n. 30).
Le forme del colloquio – Il colloquio può essere: conoscitivo/tecnico, in presenza/a distanza, singolo/di gruppo; una particolare modalità è l’assessment, che permette di valutare l’attitudine a lavorare in team; in questo caso i referenti aziendali valutano comportamenti e atteggiamenti in situazioni che riproducono dinamiche riscontrabili in ambito professionale (riunioni, lavori di gruppo, etc.); talvolta è prevista anche la registrazione di tali situazioni.
In alcuni casi sono somministrati al candidato questionari o test, anche con valenza scientifica, che misurano caratteristiche psicoattitudinali. Tali strumenti devono essere utilizzati ed elaborati solo da personale qualificato e certificato che, di norma, in relazione alla protezione dei dati personali, si qualifica come titolare autonomo; fornisce quindi l’informativa e richiedere il consenso.
La protezione dei dati personali nel corso del colloquio di selezione – Durante il colloquio, i dati del candidato vengono trattati in ossequio alle disposizioni contenute nel Regolamento UE 679/2016 (GDPR). Nello specifico, è opportuno segnalare:
– Limitazione della finalità: l’azienda può utilizzare i dati solo per lo scopo dichiarato nell’informativa obbligatoria da consegnare all’atto della selezione;
– Minimizzazione dei dati: l’azienda può chiedere ed utilizzare solo le informazioni strettamente necessarie e rilevanti per lo scopo del colloquio;
– Esattezza: il candidato ha il diritto di poter intervenire in qualsiasi momento circa la modifica dei propri dati e la cancellazione definitiva degli stessi dai sistemi aziendali (c.d. diritto all’oblio); ciò non è però possibile nel caso di partecipazione per una posizione lavorativa nella pubblica amministrazione, a seguito di un bando (si veda normativa in materia di trasparenza);
– Limitazione della conservazione: le aziende non possono conservare i dati personali del candidato (di norma i CV), una volta raggiunto lo scopo della loro raccolta, fermo restando che i CV dei candidati che non sono stati selezionati per una certa posizione potrebbero rilevarsi interessanti per altre o successive ricerche; in ogni caso va considerato che i CV dei candidati sono soggetti ad un naturale “invecchiamento delle informazioni contenute”;
– Integrità e riservatezza: l’azienda deve trattare i dai personali del candidato in maniera da garantire sicurezza e protezione tramite l’impiego di misure tecniche ed organizzative adeguate.
Le domande nel corso del colloquio – Considerando la protezione dei dati personali e le garanzia che devono essere fornite in sede di colloquio (discriminazione ed inclusione), non tutte le domande sono consentite, ed esse devono quindi tenere conto del rispetto della privacy del candidato.
Tra le domande non consentite, ve ne sono alcune che possono riguardare la sfera personale del candidato. Ad esempio:
«Quali sono le sue origini etniche?»
«Ha precedenti penali?» Questa domanda potrebbe essere posta solo laddove una specifica normativa vieta, per il ruolo proposto al candidato, assunzione di personale con precedenti penali ed esclusivamente in relazione a specifici reati (es. assenza di condanne per pedofilia/pedopornografia per chi ha contatto con minori); in ogni caso è preferibile, piuttosto che porre la domanda in modo diretto, far presente che in fase di eventuale assunzione verrà richiesta la copia del casellario giudiziale, esclusivamente limitato ai reati oggetto di interesse; bisogna accertarsi che il candidato abbia ben compreso la richiesta, in modo da evitare successive problematiche.
«Ha mai avuto attacchi di panico o sofferto di depressione?»
«Al momento, sta seguendo delle cure mediche?»
«Soffre di allergie/intolleranze?» Anche se questa domanda non è consentita, è comunque opportuno richiamare la problematica, esclusivamente per posizioni di lavoro che possono comportare il contatto con materie prime o derivati sensibilizzanti/allergeni, in relazione alla mansione ricoperta dal lavoratore (industria chimica, cosmetica, alimentare, servizi di pulizie, ecc.). In ogni caso l’unico soggetto adeguato per effettuare la valutazione di idoneità è il Medico competente.
«Qual è il suo pensiero relativamente alla Legge X?»
«Uno o più dei suoi parenti lavorano in questa azienda?»/«Lei è imparentato con qualche fornitore o cliente della nostra azienda?»/«Lei è imparentato con qualche membro de CDA o del Collegio Sindacale o altri organi di controllo?» Questa domanda potrebbe essere posta solo se lo Statuto/Codice etico aziendale ponesse dei limiti al riguardo.
L’approfondimento in relazione all’appartenenza a categorie protette può essere svolto se il candidato ha indicato tale appartenenza nel CV e l’azienda, per rispettare quanto previsto dalla normativa che disciplina tali soggetti (Legge 68/99), desidera approfondire tali aspetti. In ogni caso l’unico soggetto adeguato a effettuare la valutazione di idoneità alla mansione del candidato è il Medico competente.
Infine, laddove la posizione lavorativa richiedesse frequenti e/o lunghi spostamenti e/o lavoro notturno, più che indagare la disponibilità del candidato in tal senso è opportuno che il selezionatore verifichi che lo stesso abbia ben compreso la natura del lavoro che gli viene prospettato. Anche per quanto concerne il lavoro notturno va ricordato al candidato che ne sarà valutata l’idoneità, sempre a cura del Medico competente.
La ricerca sui profili social del candidato – La ricerca del candidato sui profili social è vietata proprio sulla base di quanto previsto dalla Legge 300/1970, ed in particolare quando specifica il “…divieto al datore di lavoro …di effettuare indagini, anche a mezzo di terzi, sulle opinioni politiche, religiose o sindacali del lavoratore, nonché su fatti non rilevanti ai fini della valutazione dell’attitudine professionale del lavoratore…”, malgrado sia lo stesso candidato a rendere pubbliche informazioni che lo riguardano.
Il ruolo del Medico competente – L’art. 25 lettera e-bis) del D.Lgs. 81/08, relativo agli obblighi del Medico competente, specifica che “in occasione delle visite di assunzione, richiede al lavoratore la cartella sanitaria rilasciata dal precedente datore di lavoro e tiene conto del suo contenuto ai fini della formulazione del giudizio di idoneità”. E’ escluso che l’azienda venga a conoscenza del contenuto della cartella.
Conclusioni – Per quanto possa a volte apparire di modesta rilevanza, il colloquio di selezione presenta implicazioni in relazione ai dati personali che non vanno trascurate e devono essere mitigate, laddove necessario, attraverso opportune misure anche sotto forma di linee guida per il personale designato per tale attività.